Médiateur

I. Quel est l’objet de ce règlement ?

Art. 1. Le présent règlement détermine les modalités de traitement par le médiateur des plaintes – c’est-à-dire les plaintes en deuxième ligne – qui sont introduites auprès de lui.

Par plaintes en deuxième ligne, on entend les plaintes traitées au préalable par le Customer Service et/ou un autre service ou une Commission de la Sabam.

Concernant les plaintes pour lesquelles la Sabam et/ou la loi prévoient une procédure spécifique, le rôle du médiateur se limite à un contrôle sur le respect des règles applicables. Ainsi, les statuts et le règlement général de la Sabam prévoient, par exemple, des règles spécifiques en matière d’affiliation à la Sabam, de documentation d’œuvres (y compris la classification d’œuvres), de déclaration d’œuvres utilisées. En cas de contestation, seul le Comité de Gestion journalière ou le Conseil d’administration pourront trancher le conflit.

 

II. Qui peut introduire une plainte auprès du médiateur ?

Art. 2. Les associés de la Sabam, les titulaires de droits et les utilisateurs du répertoire de la Sabam ayant un intérêt légitime peuvent introduire une plainte auprès du médiateur portant sur des actes individuels de gestion de droits assumés par la Sabam et pour laquelle ils n’ont pas reçu de la part du Customer Service et/ou d’un autre service ou d’une Commission de la Sabam une réponse claire, pertinente et satisfaisante.

La plainte d’une personne morale est introduite par une personne physique dûment mandatée.

 

III. Quelles sont les conditions auxquelles une plainte doit répondre pour pouvoir être traitée par le médiateur ?

Art. 3. Une plainte sera non recevable lorsque :

1° celle-ci n’a pas été introduite au préalable et traitée par le Customer Service et/ou un autre service ou d’une Commission de la Sabam, et qu’un délai de six mois, à compter de la date à laquelle le Customer Service a clôturé son intervention ne soit pas dépassée.

2° celle-ci est manifestement non fondée, soit qu’elle est introduite dans un délai déraisonnable, soit qu’elle est totalement fantaisiste, soit qu’elle est exclusivement vexatoire ou diffamatoire;

3° celle-ci est essentiellement la même qu’une autre plainte écartée par le médiateur et ne contient aucun élément nouveau par rapport à cette dernière;

4° celle-ci fait l’objet d’une procédure devant les cours et tribunaux ou est déjà introduite auprès du Service de contrôle des sociétés de gestion de droits d’auteur et de droits voisins;

5° celle-ci doit être traitée, conformément aux statuts et règlement, par un autre service ou organe décisionnel de la Sabam. En fonction de l’objet et de la gravité des éléments de la plainte, celle-ci est soumise au Comité de direction et/ou au Comité de Gestion journalière qui décident du suivi à y accorder.

6° celle-ci est introduite non-écrite et/ou de manière anonyme;

7° celle-ci ne répond pas aux conditions prévues par ce règlement et/ou ne contient pas toutes les informations/documents nécessaires.

 

IV. De quelle manière peut-on introduire une plainte auprès du médiateur ?

Art. 4. Une plainte peut être introduite par écrit auprès du médiateur, que ce soit par voie postale ou électronique, et doit répondre aux conditions prévues par ce règlement.

Une plainte écrite ainsi que toute correspondance ultérieure doit être dûment signée par le plaignant ou son mandataire.

Une plainte orale ou anonyme n’est pas recevable.

 

V. Quels sont les éléments que doit nécessairement mentionner une plainte ?

Art. 5. Chaque plainte mentionne clairement :

1° l’identité du plaignant, c’est-à-dire ses nom et prénom (ou le nom de la personne morale ou de l’association de fait), son adresse complète (ou l’adresse du siège de la personne morale ou encore l’adresse de l’association de fait), son numéro de téléphone ou tout autre moyen de communication (numéro de télécopie, adresse électronique, etc.).

2° la qualité du mandataire du plaignant ainsi que son intérêt légitime;

3° l’objet de la plainte, énoncé de manière claire et précise;

4° les démarches préalables accomplies par le plaignant auprès de la Sabam pour tenter d’obtenir satisfaction par lui-même (y compris la référence à la correspondance avec le Customer Service);

5° le déroulement chronologique des faits;

6° l’identité de toutes les personnes (physiques ou morales) qui sont éventuellement concernées par la plainte.

Le plaignant joint à sa plainte une copie de l’ensemble des documents et pièces probantes y afférents. Lorsque le médiateur constate qu’une plainte n’est pas complète, il invite le plaignant à lui communiquer les éléments manquants. Si celui-ci ne lui répond pas dans un délai raisonnable, le médiateur écarte sa plainte et procède à son classement.

 

VI. Que peut attendre le plaignant du traitement de sa plainte par le médiateur ?

Art. 6. Le plaignant a droit :

1° d’être informé dans les cinq jours ouvrables de la réception de sa plainte et de sa recevabilité;

2° à un traitement correct dans les délais et respectueux de sa plainte;

3° à un examen objectif, impartial et en toute indépendance de sa plainte;

4° d’être informé quant au mode de travail du médiateur;

5° à ce que le médiateur motive son refus éventuel de traiter sa plainte;

6° d’être informé de l’état d’avancement de son dossier, et ce à tous les stades du traitement de sa plainte;

7° à une réponse claire et pertinente à sa plainte au plus tard dans un délai d’un mois à dater du jour de son introduction. Pour des raisons exceptionnelles motivées, le délai de traitement de la plainte pourra être prorogé d’un mois supplémentaire au maximum;

8° d’être informé des décisions de la Sabam concernant d’éventuelles recommandations formulées par le médiateur et/ou de la position d’éventuelles autres parties concernées;

 

Art. 7. Le médiateur peut entendre le plaignant. Si plusieurs parties sont à la cause, toutes les parties seront entendues par le médiateur.

En cas de plainte opposant deux ou plusieurs parties, sans que la Sabam soit elle-même partie à la cause, le rôle du médiateur se limitera à accompagner, entendre et conseiller les parties afin d’aboutir à un règlement à l’amiable. Si, dans un délai raisonnable, aucun règlement à l’amiable ne peut être trouvé, le médiateur clôturera définitivement son intervention.

La Sabam se doit de garder une position absolument neutre dans des plaintes opposant plusieurs associés.

 

VII. Quelles sont les obligations qui reposent sur le plaignant ?

Art. 9 ; Il incombe au plaignant de :

1° communiquer toute information additionnelle requise par le médiateur;

2° être personnellement présent quand le médiateur l’invite pour être entendu et de répondre de manière complète et honnête à toutes les questions. S’il n’assiste pas à la réunion sans justification valable, le médiateur écarte sa plainte et procède à son classement.

3° s’abstenir d’intervenir, directement ou par mandataire interposé, auprès de la Sabam et/ou du Service de contrôle ou encore en justice, parallèlement à l’intervention du médiateur et de manière non concertée avec lui aussi longtemps qu’il est saisi du dossier. En cas d’intervention parallèle, le médiateur mettra fin à sa mission.

 

Art. 9. Si le médiateur constate que le plaignant, dans sa qualité de membre de la Sabam, veut ou s’est approprié indûment des droits, le médiateur mettra fin à sa mission et soumettra le dossier au Comité de Gestion journalière qui, conformément aux statuts et règlement, peut prendre des mesures disciplinaires par rapport aux associés de la Sabam.

Le plaignant sera informé au préalable que son dossier sera soumis au Comité de Gestion journalière.

 

VIII. Quelles sont les obligations qui reposent sur le médiateur ?

Art. 10. Il incombe au médiateur de traiter les plaintes qu’il reçoit conformément aux dispositions du présent règlement.

Art. 11. Il incombe au médiateur de respecter des règles déontologiques. On attend de lui une conduite intègre, éthique et responsable. Il ne peut en aucune manière porter préjudice aux intérêts matériels et moraux ni de la Sabam ni du plaignant.

Dans l’exercice de sa fonction, le médiateur fait preuve d’une irréprochable honnêteté et d’une parfaite objectivité.

Il renonce à des avantages de quelque nature que ce soit qui lui seraient offerts par le plaignant des tiers ou des associés de la Sabam et qui pourraient l’influencer dans l’exercice de sa fonction.

Le médiateur n’utilisera aucune information qu’il a obtenue du fait de sa fonction dans des circonstances qui sortent du cadre de sa fonction.

Le médiateur reconnaît être lié par le secret professionnel tel que prévu dans la loi relative au droit d’auteur.

 

IX. Quelles sont les différentes phases de traitement des plaintes introduites auprès du médiateur ?

Art. 12. Le traitement des plaintes passe par différentes phases chez le médiateur. Celles-ci sont systématiquement précisées par le médiateur dans son courrier avec le plaignant.

1° Accusé de réception : phase de prise de contact d’un dossier se concrétisant par une première lettre du médiateur au plaignant et ce dans les cinq jours ouvrables à dater du jour de l’introduction et par lequel il informe le plaignant si sa plainte est recevable.

2° Traitement du dossier : phase durant laquelle le médiateur complète son information en demandant de plus amples renseignements tant au plaignant qu’à tout tiers concerné. Tenant compte de la position neutre de la Sabam, le médiateur est tenu de contacter toutes les parties à la cause de la plainte.

Phase de traitement d’un dossier au fond lorsque celui-ci ne pose pas de question de principe ou ne doit pas être soumis à un autre service ou organe décisionnel de la Sabam et/ou aux cours et tribunaux.

3° Plainte irrecevable ou non fondée : le médiateur réagit aussi vite que possible à la plainte et au plus tard dans un délai d’un mois à dater du jour de son introduction. Le médiateur informe le plaignant par une lettre motivée que sa plainte est, en tout ou en partie, non fondée conformément au présent règlement.

4° Réponse et/ou proposition de médiation : phase de traitement d’un dossier pendant laquelle le médiateur propose, voire effectue une médiation.

Lorsque plusieurs parties sont concernées, chacune d’elles doit toujours être entendue.

Aucun autre élément d’une médiation n’engage les parties ou ne peut être retenu pour ou utilisé contre elles, et ce tant en cas de succès que d’échec de la médiation.

Au plus tard dans un délai d’un mois à dater du jour de l’introduction de la plainte, le médiateur met tout en œuvre pour trouver une réponse claire, pertinente et satisfaisante et en informe le plaignant par lettre motivée.

Pour des motifs exceptionnels motivés, le délai de traitement de la plainte peut être prorogé d’un mois supplémentaire maximum.

 

Art. 13. Si la Sabam décide d’entamer une procédure judiciaire pour régler le litige introduit auprès du médiateur, celui-ci en informe au préalable le plaignant et met fin à sa mission.

 

X. Comment le médiateur fait-il le bilan de ses activités ?

Art. 14. Le médiateur établit mensuellement et annuellement un rapport d’activités dans lequel il décrit et précise les plaintes introduites, traitées et en cours durant le mois et l’année concernés. Pour chaque plainte, il indique les démarches qu’il a entreprises, les recommandations qu’il a formulées, ainsi que les risques pour la Sabam.

Sur la base de ces rapports d’activités, le Comité de direction peut prendre les mesures qui s’imposent comme, par exemple, la révision des règles de perception et de répartition des droits.

 

XI. Quand ce règlement entre-t-il en vigueur ?

Art. 15. Le présent règlement d’ordre intérieur a été établi et approuvé par le Comité de direction.

Le Comité de direction veille à ce qu’il soit correctement appliqué en pratique et évalue son efficacité et assure les modifications et actualisations nécessaires.

Un exemplaire de ce règlement est remis pour information au Service de contrôle et est publié sur le site internet de la Sabam.

 

Contact :

Laurent Weinstein

laurent.weinstein@sabam.be

Rue d'Arlon 75-77 – 1040 Bruxelles